Le VIES (VAT Information Exchange System) est le service de la Commission européenne qui permet de vérifier un numéro de TVA intracommunautaire. Indispensable, mais souvent mal compris : il ne stocke rien, n'archive rien, et sa réponse varie selon les États. Voilà comment s'en servir correctement.
Le VIES n'est pas une base de données européenne : c'est un moteur de recherche qui interroge en direct les bases TVA nationales des États membres. La Commission le met à disposition mais ne garantit pas les informations, qui restent celles des administrations nationales.
La réponse indique si le numéro est valide ou non valide. « Non valide » signifie que le numéro n'est pas enregistré, ou pas activé pour les opérations intracommunautaires, dans la base de son État membre.
Le nom et l'adresse du titulaire ne sont renvoyés que par certains États : d'autres se contentent de confirmer la validité, pour des raisons de protection des données. Il faut donc composer avec des réponses de richesse inégale selon les pays.
Trois limites reviennent en pratique :
Quand vous renseignez votre propre numéro de TVA lors de l'interrogation, le service délivre un numéro de consultation. C'est cette preuve datée qu'il faut archiver : la Commission elle-même recommande de conserver une trace de la validation en cas de contrôle fiscal.
Depuis les quick fixes, le numéro valide de l'acquéreur est une condition de fond de l'exonération des livraisons intracommunautaires : sans preuve datée, difficile de démontrer votre diligence au moment de la facturation.
Le VIES est conçu pour la consultation ponctuelle. Vérifier un fichier entier de clients, régulièrement, et conserver les preuves de chaque contrôle, appelle un outillage : c'est précisément ce que fait notre outil de vérification par lot, avec un rapport clair et une preuve horodatée par ligne.
Suspendre la facturation hors taxe et demander au client de clarifier auprès de son administration. Le numéro peut être radié, inactif pour l'intracommunautaire, ou la base nationale momentanément indisponible : revérifiez à distance de quelques heures avant de conclure.
Le plus solide est le numéro de consultation délivré quand vous renseignez votre propre numéro, conservé avec la date et le résultat. C'est la trace prévue par le service lui-même.
Certains États membres ne communiquent pas le nom et l'adresse pour des raisons de protection des données : ils confirment seulement la validité du numéro.